企业如何建立适合的商业秘密管理组织与架构？
商业秘密管理过程中涉及的范畴，几乎涵盖全企业。群龙无首和多头马车都可能引发管理危机。合适的商业秘密管理组织能确保商业秘密管理制度被有成效且有效率的推行。
企业中任何任务的执行都不该只是将任务完成，而是要做到位，做到好，当交付任务时应依其任务特性挑选适当的执行人员，且应授予该人员足够的资源与授权，明确其责任已承诺，以期最终交出预期成果。因此，合宜的安排角色与责任，无疑是此复杂任务的成功要素之一。
商业秘密管理组织应负责监督及协调商业秘密管理制度的运行组织主要职责包括但不限于下列事项:
1.持续识别企业所拥有的商业秘密，并以风险概念出发，评估与规范商业秘密的使用范围与方式;
2.依据企业特有环境设计、调整、宣导及监督各部门实施与商业秘密相关的合理保护措施，确保商业秘密管理制度的施行达到预期;
*.进行跨部门的沟通与协调，以处理各部门对商业秘密管理制度实行的反馈与障碍;
4.取得高层主管的支援、充分的授权与足够的资源。
企业应视其规模、组织结构及需求建立适当的商业秘密管理组织。企业是否有专职的稽核部门，是否拥有专门的应变任务编组等，都会让商业秘密管理组织的架构有些许不同，但不论组织架构如何变化，该管理组织拥有的角色与责任并不会随之改变。
此外，影响商业秘密管理组织的因素还可能包含企业的规模大小，、规模的不同，可能会影响管理组织的成员数量，或是影响成员们是否为专职的状态。而企业的文化可能影响授权的层绩等。企业在设计商业秘密管理组织时需将相关的影响因素皆纳入考量。
在此。我们依据企业的规模，提出企业可采用的三种管理组织形式，以供参考。
在该架构中，2000人以上的企业可参考A形式;
2000人以下及1000人以上的企业，可参考B形式;
1000人以下的企业可参考C形式。
这些门槛数字并非绝对，企业仍需依据其特性作出最终的决策，接下来我们将对每种形式的组织架构进行说明。
A:对大型企业而言，健全完整分配各种商业秘密管理角色并不是难事。事实上每种形式都因架构而变化。以商业秘密管理总召集人(以下简称总召集人)为首，带领商业秘密管理委员会(以下简称委员会)，共同讨论并决策与商业秘密管理相关的事宜。而商业秘密管理执行秘书，(以下简称执行秘书)，咋负责管理委员会的相关事物时，委员会顺利运作。此外，执行秘书下亦有一群幕僚人员，称为商业秘密管理执行小组，(以下简称执行小组)负责商业秘密管理制度的日常维护。
商业秘密设管理涉及全企业，若要让商业秘密管理制度运作顺利，企业各部门的参与是非常关键的。建议各部门至少推派一名种子人员，以协助执行秘书适当的执行和传达与商业秘密管理相关事宜。
此外，商业秘密管理制度是否被完全落实，是否需要进行调整等议题，企业应使用完善的内部稽核程序来回答。为了保持稽核的独立性，内部稽核负责人及成员，应直接对总召集人汇报，最后当商业秘密受侵害时，应有经训练、熟知紧急应变计划的商业秘密侵害事件紧急应变组，(以下简称应变组)接手处理。应变组内又可依其功能细分不同的角色。
建议，可设立事件管理、调查评估、沟通协调及公关媒体等角色，以协助企业汇整与管理、调查、跨部门沟通及时对外说明商业秘密侵害事件的来由与处置对策。
B:完整的商业秘密管理制度应遵循PDCA原则，确认制度是否被落实是必经过程之一，因此建议将稽核的角色配置于执行小组中。在既有的组织架构下，由执行秘书提出建议，经委员会核准，寻找并培养具备稽核专业知识且拥有技术及产业知识的人员担任稽核的角色，其他的角色则与A形式的管理组织相同。
C:C适用于小型企业，企业组织架构较单纯和弹性较大者，C形式的管理组织其稽核功能配置在执行小组中，企业无专职的稽核部门。同时企业亦未有预先设立的应变组织，仅设有应变窗口，待事件发生后，视情况调配相关权责人员进行处理。
除组织架构外，由谁来担任各种角色，亦是企业常见的困扰，结合过往的经验汇总，并提出角色指派的以下建议:
1.商业秘密管理总召集人:至少为副总经理级别以上职位的人员担任，例如:董事长、总经理、人力资源部总经理、法务部总经理等;
2.商业秘密管理委员会:由企业主要事业单位、部门及工厂的最高主管组成;
*.内部稽核负责人:由公司稽核部门主管担任;
4.商业秘密管理执行秘书:为企业的商业秘密管理代表可能的人选为总经办、人力资源部门、法务部门等部门的人员;
*.商业秘密管理执行小组:由委员会指派沟通能力好的人员，协助执行秘书推动各项商业秘密管理制度工作，最终由总召集人任命。设置人员数量应根据企业规模决定。
*.商业秘密管理实行部门/工厂:实行部门/工厂负责人为部门和工厂的最高主管，主要负责审阅与核准相关的商业秘密管理制度文件及表单，并指派部门和工厂的种子人员，而种子人员，由熟悉该部门和工厂业务的人员担任尤佳。种子人员的年资至少大于一年，并具有一定的责任感与热枕。
*.商业秘密侵害事件紧急应变组:应变处理小组召集人员由委员会推派人员担任。亦为事件应变的单一窗口，可由法务部门、人资部门、管理部门等部门的主管担任。而应变组的每个分组则由应变组召集人指派人员担任组长。应变组的成员应包含发生侵害事件的权责部门及相关配合部门。
建立合适的商业秘密管理组织，绝对是商业秘密管理制度的成功要素之一，不论使用何种形式的管理组织，只要建立在管理组织具备了角色权责分配得宜、任务执行获高层主管支持、实施者对任务有相应保证等条件，所有推动管理制度实施的行动势必事半功倍。
