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一家公司的高级主管曾对员工说：“各位，你们不要变成窃夺退休金的人员工手册。”这句 话是希望员工把多年累积的经验，把自己在业务中积累的技术和方法做成记录留给后来 员工，这样才是对公司有所贡献。由此可见，把经历过的非定型、例外业务经验传授给 后来员工，必将大大提高公司的办事效率。
在行政工作中，手册化已是定型业务经常利用的手段员工手册。但实际上，手册的意义对非 定型业务更为重要。因为定型业务可以请教前辈，而非定型业务没有前辈在场的话就无 从查问，于是就必须靠自己的判断和能力来摸索。因此，提高办公室管理绩效的手段之一就是让更多的事务手册化。
目的是要让员工 对工作的手续、方法有明确的了解，使得任何人都能将工作完成，并将工作方法一直传 授下去员工手册。手册化的目的，还考虑到即使办事人员调换也能依照规定的手续和办法来完成 工作，这等于是一种传授技术的工具。此外，手册也是进行工作改善所必需的工具。
办公手册能把容易忽略的工作内容和方法写出来，这样就使以后改进事务效率的工作有 了依据和基础员工手册。手册是现状的记录，可以依照它来把握现状。非定型业务和例外业务， 让人觉得没有必要或没有可能归集成册，因为其中完全没有共同的地方。而实际上大部 分业务的手续和重点都有共同性，所以对于这一类业务要把其手续和重点记录下来作为 传授的依据，这才是最重要的一点。