同国外进行经商的业务往来信函,常用英文书写,按英文信函的习惯用法,由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等*个部分组成直销信函。(1)信头信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。(2)日期日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年直销信函。为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。比如Mail,199*(美式写法);1,May,199*(英式写法)。(*)收信人的名称及地址与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置2—*行,也可在签字位置下2—*行。
书写收信单位名称时,应特别尊重对方的习惯,不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改用繁写及缩写,如Company与Co直销信函。之间不能互换,否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如Mr。(先生),Mrs。
(夫人),Miss(小姐),Hon(用于称呼市长、部长、大使等),Pres直销信函。(总经理、会长、总统等),Prof。(教授)等等。收信人地处的书写格式与信封相同。(*)称谓在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dearsirs”;称呼企业,公司的妇女组织常用Madams,Ladies;无具体收信人姓名用DearSir称呼收信者。
(*)正文正文的地位和内容与中文书信相同直销信函。在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。(*)结尾英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司,谦称则常用:YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等;若收信者为个人,则常用:Yourssincerely,Sincerelyyours等直销信函。需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。(7)签署签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下*行的位置内直销信函。为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。常见的职衔有:ChairmanoftheBoardofdirectors(董事长),President或Genera1Manager(总经理),Director(董事),StandDirector(常务董事),Manager(经理),HeadofDepartment(职员),Manageress(女经理),HeadofaDepartment(处长),Sectionchief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责直销信函。(*)其它商业信函除上述内容外,还经常遇到以下情况:①写信人提请对方特定人员注意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn。
(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示直销信函。②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,记在信文的上方,并在Subject底下划横线,以提醒对方注意。③为便于商业信函留存查阅并分清责任,书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母,位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件,便于收信人清点,可在发信人及打字员姓名的字母下行加注直销信函。⑤如信文写完后需要补充一点,或加附与信文主题无关的简短内容时,可在信文末尾附件下加附言,用P。S。(Postscript的缩写)引导。对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下:日期May,20,199*,收信人Mach。
Welson,地址**0CamedleAveKemlworttl,N直销信函。T,注意 一ManufacturersTELEPHONES信头HEMPSTSRepresentatives一Importers(*1*)292一17*0Sauco*9*FRONTST 称呼DearSirs。
ThankyouforyourinterestintheMEYLANlineOfstopwatches,timingdevice,etc直销信函。信文:WeareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesforMEYLANCORP。
P1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist直销信函。信尾谦称Verytrulyyours,公司名称SCHRTFMANBROS。INC。签字写信人姓名MichaelSeharfmah写信人职务Manager发信人及打字员MS/am附件Encl。
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