(1)会场布置 主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧会议名牌。多边会议采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。
主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面会议名牌。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。
便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动会议名牌。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。
情绪饱满会议名牌。工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。
(2)主席台席位会议名牌。重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。 第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。
后排为次，其他的依次类推会议名牌。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。