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《会计基础工作规范》第55条规定，凭证登记完毕后，应该按照分类和标号顺序保管不得散乱丢失装订机。因此在对会计凭证进行装订机的时候，首先要将凭证和原始凭证或者凭证汇总表按编号折叠整齐，这样才有利于装订成册，美观上才有所保证。 用财务凭证装订机装订的时候，首先要将凭证左上角对齐，如果有需要，在左上角包装一个一定长宽的牛皮纸；其次在左上角用装订机钻上两个小孔（一般而言，财务装订机的孔径有几个标准，如5mm、6mm、7mm等）；然后用机器截下来的铆管穿过已经打好的装订孔，并放在压铆操作口对之压铆成型即可。
而现在的全自动财务装订机则可以将打孔和压铆操作步骤一次性完成，可以节省精力和时间，且更能保证装订效果的美观度装订机。 银华财务自动装订机具有打孔压铆分别自动进行的功能，且激光定位代替传统手工定位，机器自动压铆，比传统手柄操作的效果要好一些；而全自动型机器带有的智能操作系统，将一系列操作步骤和机器保养集合在一起，为办公自动化提供了实实在在的可能。