邀标书有两个使用方，分别为供应商和采购方。供应商希望邀标书容易满足，采购方希望邀标书容易理解。为了实现这些目标，邀标书应该是有条理的、有吸引力的、可读的、可理解的和可改进的。企业邀标书应该是有条理的。附录C提供了一个根据实际RFP形成的邀标书的样例。本例阐明了以下要点：
?采购方需要避免多余的条款。在一个文件中，一个条款和问题应该只被阐述一次。这样可以避免由于在一个文件中的不同地方对某项条款的阐述差异而引起理解上的差异。
?相关的问题和主题应该集中在一起进行阐述。
?邀标书的内容应包括下面几项：
标题页 标题页应该被合理地划分为若干部分，邀标书中的数据应该包括开始时间、交货地点说明和招标文件的概要。
引言 引言指出了项目或需求、接收标准、评估流程和订单的授予流程的总述。
主要规范 这是邀标书的实质内容，提供了与需求相关的详细信息。
辅助规范 这个部分包括的条款：发货流程、折扣、包括运载工具的规范在内的交货细则、FOB地点和订购变更流程。
通用条款和条件 本部分给出了通用条款和条件，并附有实际的文件，还包括了邀标书所需要的说明和补充。参看附录D和E的条款和条件。投标信息和评估标准这一部分首先为投标者详细说明了所需要的信息和信息的表达形式。其次，这部分还向投标者表明了采购方将使用什么标准来评估投标和选择中标者。
表格 本部分提供了所需要的全部表格。表格应该为投标留下充足的空白部分。提供的文字处理平台或电子数据表可以减少收集数据的时间，但是在前期需要投入较多的时间。
进度表和其他附件 本部分包括邀标书所涉及的补充文件，并且应该对每一项进行标注。
外观 尽管这个问题看起来似乎不重要，但是邀标书的外观可以提高投标率和投标质量。页眉和页脚可以在整个文件中帮助读者进行查找。可以为读者提供他们正在阅读部分的信息，比如页码和日期。印刷字体的大小不应该小于10磅，文件应该使用段落标题。总体上，应该避免把过多的信息集中到某一页上。空白部分的使用可以把读者的注意力集中到文件的重要部分。 可读性 邀标书的可读性越强，采购方获得清楚的投标文件的可能性就越大，误解的可能性就越小，应避免使用费解的法律条款。文件的每个部分都应该用法律的编号方法进行标注，也就是说应清楚地标示文件中的所有号码，以便清楚地显示应答者所处理的是哪一部分(比如，I-C-l-a-iij)。当提供目录时，除了要提供目录的编号还要提供这一部分的标号。这样可以防止采购方错误地理解投标人正在处理的那一部分。
容易回应的投标 投标文件的结构化对提高投标的比较程度是很重要的。实现这一目标的最好办法就是提供打印的表格，或使用电子数据处理结构化供应商的投标。要求供应方很好地识别规范的变动和偏差是很有用的。如果电子邮件和传真都可以用来投标，那么本部分的提交程序中应该包括交货地址、邮寄地址、电子邮件地址或者传真地址等。如果采购方提供表格，那么应该保证为投标方留有足够的空白部分。
可改进的 应该不断地寻找办法改进邀标书。ISM的网站上就有这方面的例子，它有一个部分专门介绍招标规范。这种规范清单提供与最初的开发者联系的信息以便取得规范。此外，ISM的网页上可以通过InfoOnline搜索引擎取得大量的合同范例。