红字冲销最初的操作是凭证记账后才发现错误凭证时进行的。因为凭证记账后是不允许修改的，其错误只能采取补充凭证或红字冲销凭证进行更正。方法一般是先找到需要冲销的凭证，然后通过菜单或图标调用“冲销凭证”功能，自动制作一张与错误凭证科目相同、金额相反即红字（平时是蓝字）的凭证。当然也可以手工输入负数来填制。因为冲销不等于删除，所以财务软件的凭证数据库相关红字凭证的数据是以负数存在，并参与审核后的记账操作成为正式数据留待期末参与结算。也就是说，这笔红字凭证的数据只是存在于凭证数据库中。不会传递到其他子系统。