首先要弄清楚复函的使用范围。复函，适用于答复不相隶属机关的业务问题或上级机关的办公部门、业务职能部门答复下级机关的请示事项时使用。这种函的针对性强，对方请求解决什么问题就回答什么问题，同时要求有一定的时效性。
复函有发文字号，如“×年×月×日贵单位来函收悉”或“×字×号函悉”，然后写“经研究决定函复如下”为过渡语。
至于一般什么公文有发文字号？严格意义上说，任何公文都应该有发文字号。就是最普通的便函或者一封介绍信，也是有“函字”或者“字”的编号的。因为，发文字号不仅仅是一种格式上的要求，更是公文严肃性、准确性的一种体现。
当然，实践当中，确实有一些不是很正式的公文、或者仅仅是临时性、短期内起效力、很快将失效、没有档案保存价值的材料不编号的。
一般而言，作为发文机关，对本机关制定下发的公文都要按相应文种编订发文字号的。