可变数据排版，虽然是一个较新的概念,但早期雏形已经为人 们所熟知，例如Word中的“邮件合并”功能就可以算是可变数据排 版的雏形。近年来随着可变数据排版技术的进步，越来越多的软件提供 了可变数据排版功能，只是因为软件的不同而在操作上有所不同， 但可变数据排版的基本过程是一样的，基本上可以概括为3步。
(1) 准备数据文件。数据文件中包含了需要进行排版的可变 数据。如果要印刷一次考试的准考证，那么就必须准备好包含考 生姓名，性别、准考证号、证件编号等数据的数据文件。数据库文件可以是各种数据软件生成的文本文件，其中包括 文件中所有可变的文字内容及可变图片的名称。
将所有的可变图片放到同 一文件夹下。固定底图可以提供TIFF、JPG、EPS、PS、PDF等格式。(2) 设计模版。还是以准考证的编排为例，在软件中设计好 准考证的固定内容，并且为考生姓名、性别、准考证号等可变数据 内容预留出位置，将此模板页面输出成EPS或者PDF格式。
用可变数据排版软件（例如HP Indigo YTD工具）制作单张页 面模板，将数据库调入文件，分别插入文本和图片通道。根据客户的需求，可以定义某个文件的印刷数量或某个模板的印刷数量。(3)内容合并。将数据库文件中的数据和模板文件建立连接，使数据自动地添加到为其预留的位置中，从而与固定的内容一起组成完整的页面，完成可变数据内容的编排过程。
将文件传到数字印刷设备上进行RIP和处理。然后进行个性化印刷。这些软件为编排类似于商业信函、名片、证件等格式相对固定、内容不断变化的页面提供了极大的方便。可变数据排版技术主要通过软件方式实现，其软件方式主要有两类实现形式，一类是可以驱动印刷引擎的独立的可变数据排版软件，大多数是为某个型号的数字印刷机开发的，与相应的数字印刷引擎相配合，但在不同数字印刷机之间的兼容性不好。
另外一类是在原有的排版软件的基础上开发可变数据排版插件，利用了排版软件原有的排版功能,再借助排版软件相应的二次开发接口，开发可变数据排版插件。目前流行的可变数据排版软件大多数都是属于第二类软件。