步骤 1： 设置 Excel 数据文件
继续进行邮件合并向导之前，请确保您的 Excel 工作表和结构化为此目的。 请注意下列要求，为数据表：
第一行应包含字段名称的每一列是例如标题、 称呼、 名字、 中间名、 最后一个名称、 地址 1 和地址 2。
每个字段的名称应该是唯一的。
每一行应提供有关特定物料的信息。 例如，在邮件列表中每一行可能包括特定的收件人的信息。
在表应包含空白的行。
创建您的 Excel 数据文件，然后使用要用于您的信函，下面的示例数据文件中所示的该字段进行排列。 Last Name First Name Title Address City Postal Code Country
Davolio Nancy Sales Representative 507 - 20th Ave. E. Apt. 2A Seattle 98122 USA
Fuller Andrew Vice President, Sales 908 W. Capital Way Tacoma 98401 USA
Leverling Janet Sales Representative 722 Moss Bay Blvd. Kirkland 98033 USA
Peacock Margaret Sales Representative 4110 Old Redmond Rd. Redmond 98052 USA
Buchanan Steven Sales Manager 14 Garrett Hill London SW1 8JR UK
Suyama Michael Sales Representative Coventry House Miner Rd. London EC2 7JR UK
King Robert Sales Representative Edgeham Hollow Winchester Way London RG1 9SP UK
Callahan Laura Inside Sales Coordinator 4726 - 11th Ave. N.E. Seattle 98105 USA
Dodsworth Anne Sales Representative 7 Houndstooth Rd. London WG2 7LT UK
创建 Excel 数据文件后，保存，并关闭该数据文件。
有关如何创建邮件合并地址列表的详细信息，单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中的文章：
021yin.com /kb/294688/ ) 如何设计和设置在 Word 2002 和更高版本的 Word 中的邮件合并地址列表
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步骤 2： 设置主文档
在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 信函与邮件 在 工具 菜单上，，然后单击 邮件合并向导 。
在 Microsoft Office Word 2007，单击在 邮件 选项卡上 开始邮件合并 组中的 开始邮件合并 ，然后单击 Step by Step 由邮件合并向导 。
在 选择文档类型 ，单击 信函 。
活动文档将成为主文档。 主文档包含在文本和对于合并文档的每个版本都相同的图形。 是例如，返回的地址和称呼套用信函中的可为每个版本相同。
单击 下一步: 正在启动文档 。
请使用下列方法之一：
开头的文档窗口中当前显示的文档。 为此，单击 使用当前的文档 。
您可以然后文档窗口中键入字母或者等待向导会提示您为此，在后面的步骤。
从模板开始。 要这样做，请按下列步骤操作：
单击 从模板开始 。
单击 选择模板 。
在 邮件合并 选项卡上选择要在 选择模板 对话框中的模板，然后单击 确定 。
从现有文档开始。 要这样做，请按下列步骤操作：
单击 从现有文档开始 。
从现有启动 中，选择所需，文档，然后单击 打开 。
如果看不在文档请单击 更多的文件 ，然后单击 打开 。 在 打开 对话框找到所需，然后单击 打开 。
单击 下一步： 选择收件人 。
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步骤 3： 指定 Excel 数据源
在 选择收件人 ，单击 使用现有列表 。
单击 浏览 。
在 选择数据源 对话框定位，然后单击您要使用的 Excel 工作表。
默认，Word 打开在"我的数据源"文件夹。
单击 打开 。
如果在 Excel 工作表包含有关多个选项卡的信息，请选择包含所需，信息选项卡，然后单击 确定 。
数据源中的所有条目将都显示在该 邮件合并收件人 对话框中。 此处，您可以在完善要包含在合并中的收件人列表。
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第 4 步: 选择收件人
在 邮件合并收件人 对话框选中的收件人要包括。 为此，请使用下列方法之一：
使用复选框指定收件人。
此方法是非常有用，如果列表很短。 单击以选中要包括的收件人旁边的复选框，，然后单击以清除要排除的收件人旁边复选框。
请注意 如果您知道要包含在合并中的列表的大多数，请单击 全选 ，然后单击清除特定记录。 同样，如果您想要在列表中包含只有几个记录，单击 全部清除 ，然后选择所需的记录。
排序列表中的项目。
此方法非常有用如果要按字母或数字顺序查看项目。 单击要作为排序依据的元素的该列标题。 是例如如果要按姓氏按字母顺序显示列表，则单击在 姓氏 列标题。
筛选列表中的项目。